Cách quản lý gmail hiệu quả
Read Time: 17 mins url-selector#selectionChanged"> Deutsch English Español Bahasa Indonesia Italiano Melayu Tiếng Việt
Là một tín đồ kinh doanh nhỏ các bạn trả lời qua tlỗi điện tử. Thư của bạn bao gồm các trải đời đến các bước, hóa đơn, thắc mắc của khách hàng, cùng những vấn đề khác nữa. Chắc chắn rằng bạn sẽ tiêu hao khá nhiều thời gian với những thỏng này.
Bạn đang xem: Cách quản lý gmail hiệu quả
Nhưng bạn cũng có thể tiết kiệm ngân sách được rất nhiều thời hạn với phần đông thư điện tử kia. Bao nhiêu lần chúng ta đang tra cứu tìm vỏ hộp thư Gmail của chúng ta nhằm search một thư bị mất? quý khách sẽ bao giờ đặt tlỗi trong nhãn sai? cũng có thể bạn vô tình xóa một tlỗi đặc trưng. Nếu bạn đã tiêu tốn lãng phí thời gian với toàn bộ những tin nhắn này, không chỉ là tất cả bản thân chúng ta điều đó.
Nếu chúng ta cũng có thể khám phá biện pháp tốn không nhiều thời gian rộng vào tin nhắn và ngừng quá trình nhiều hơn nữa thuộc thời gian thì đã cố nào? Với Gmail, bạn cũng có thể làm chủ vỏ hộp thư của khách hàng được kết quả hơn. Quý Khách hoàn toàn có thể nâng cấp vỏ hộp thư của người tiêu dùng để hoàn toàn có thể tra cứu thấy thư một cách lập cập. quý khách sẽ không còn khi nào đề nghị băn khoăn lo lắng về một tin nhắn bị mất một lần nữa.
Nhu cầu email của toàn bộ các bạn là tương đối không giống nhau. Một khi bạn hiểu phương pháp buổi giao lưu của Gmail chúng ta cũng có thể lọc ra cùng lựa chọn các thiên tài làm việc cực tốt cho chính mình.
Những gì các bạn sẽ mày mò trong bài bác lý giải này là quản lý vỏ hộp tlỗi đến trong Gmail
Trong lý giải này, tôi lý giải phương pháp để cai quản hộp thỏng Gmail của chúng ta mang đến kết quả buổi tối nhiều. Tôi vẫn bắt đầu bằng cách trải qua một vài khái niệm email cơ bạn dạng y hệt như thư mục, nhãn và các tab. Sau đó tôi đã cung cấp cho mình những trả lời chi tiết về phong thái thực hiện vỏ hộp tlỗi Gmail của doanh nghiệp một bí quyết hiệu quả bằng cách áp dụng nhãn cùng tab.
Trước lúc chúng ta ban đầu, chúng ta cũng có thể bài viết liên quan về phương pháp để thanh lọc với ngăn ngừa gmail không mong muốn vào Gmail hoặc xem xét lại lí giải hữu dụng này về ưu tiên gmail.
1. Sự khác biệt giữa một nhãn, một tlỗi mục cùng một Tab trong Gmail
Trước lúc bạn cũng có thể áp dụng giỏi vỏ hộp tlỗi Gmail của khách hàng, bạn phải đọc một trong những tư tưởng cơ bạn dạng. Tlỗi mục, nhãn với tab trong gmail tất cả một số trong những điểm tương đương. Nhưng bọn chúng cũng đều có một vài điểm khác hoàn toàn quan trọng. Hãy xem những đối chiếu sinh hoạt mỗi định nghĩa.
1. Thư mục là gì?
phần lớn hệ thống gmail được dựa trên khối hệ thống thỏng mục. Bạn tạo ra những thỏng mục vào vai trò hết sức như thể cùng với các hộp những tông thiệt mà lại bạn có thể tàng trữ nó ở trong tủ hồ sơ văn uống phòng của công ty. Trong một thư mục bên trên hệ thống email, bạn có thể sử dụng các tlỗi mục nhằm lưu trữ hầu hết trang bị tất cả tương quan.
Giống nlỗi những vỏ hộp các tông trong văn chống của người sử dụng, ngay trong lúc một thư được đặt vào một thư mục thì chỉ được đặt ở 1 nơi. Gmail chưa phải là khối hệ thống email dựa vào tlỗi mục
2. Nhãn là gì?
Gmail là 1 trong hệ thống tin nhắn dựa vào nhãn. Gần nlỗi tất cả mọi gì bạn hay sẽ coi một thỏng mục vào hệ thống email khác là một nhãn vào Gmail. Đó gồm những: Inbox, Trash, Spam cùng Draft, về khía cạnh chuyên môn chúng là các nhãn trong Gmail.
Nhãn mở ra sống phía trái screen Gmail của doanh nghiệp. Chúng cũng xuất hiện sinh hoạt phía trái của từng dòng chủ thể Gmail khi đóng cùng dưới loại title khi mngơi nghỉ tlỗi Gmail.
Các nhãn y như các thỏng mục, chúng rất có thể được dùng để team những tin nhắn có tương quan. Một điểm biệt lập quan trọng giữa các thỏng mục với những nhãn là một lời nhắn hoàn toàn có thể có khá nhiều hơn một nhãn.
Nhãn Gmail tất cả một số trong những khả năng tiện lợi. Chẳng hạn, bọn chúng có thể được đánh màu. Phần sau, tôi sẽ chỉ dẫn các bạn cách thực hiện tác dụng làm chủ hộp thư đến trong Gmail.
Cũng có một bí quyết áp dụng tạo ra nhãn Gmail y như một tlỗi mục. Tôi cũng biến thành giải thích biện pháp làm cho kia.
Tab là gì?
Khái niệm cuối cùng bạn phải gọi trước khi bạn cũng có thể thống trị hộp tlỗi mang lại vào Gmail là những Tab cùng liên hệ với các nhiều loại nhãn. Categories xuất hiện thêm phía phía bên trái của màn hình Gmail với những nhãn không giống. Tab lộ diện bên trên đầu trang của màn hình Gmail.
Gmail cung ứng cho mình cùng với các tab được xác định trước cùng với năm loại:
Primary - đó là khu vực bạn sẽ cảm nhận đa số các thư của doanh nghiệp. Khi bạn mnghỉ ngơi Gmail, tab này được msinh sống. Social - nếu khách hàng nhảy tác dụng nhấn thông tin từ bỏ phương tiện truyền thchồng hội hoặc sử dụng những trang social khác, rất nhiều thỏng này tại đây. Promotions - thư năng lượng điện tử truyền bá bước vào tab này và tè mục. Updates - Các nội dung được thông báo như hóa đơn và những xác nhận tại đây. Forums - nếu như bạn nhảy thông tin, số đông tlỗi này vẫn ở đây tự các diễn đàn bàn thảo với list mail.Khi các bạn nhận được một lời nhắn cân xứng với 1 trong 5 tab nhắc trên, Gmail sẽ tự động hóa gửi thư đó mang lại tab và nhãn thích hợp.
Những thỏng này cũng gộp trong nhãn Categories bên dưới nhãn phụ phù hợp.
Theo mặc định, phần đông thỏng được gửi mang đến một tab vẫn bỏ qua tab Primary và Inbox của công ty. Vì vậy, ví như bạn có nhu cầu xem những tlỗi này phải kiểm soát các tab khác lại xuyên.
Bây giờ đồng hồ, bọn họ tò mò từng nguyên tố của vỏ hộp tlỗi là thế nào, hãy tìm hiểu làm cố kỉnh như thế nào nhằm thực hiện bọn chúng để cai quản Gmail.
2. Cách thực hiện nhãn
Cách 1. Tạo một nhãn
quý khách hoàn toàn có thể tìm thấy qui định chế tạo ra Label bên dưới nhãn Circles bên trên thanh phía trái của màn hình Gmail. quý khách hàng có thể cần phải nhấp chuột More giúp xem nó.
Để tạo thành một nhãn new, nhấp chuột tùy chọn Create new label. Hộp New Label hiển thị.
Gõ tên nhãn mà lại các bạn tạo ra vào trường Please enter a new label name. Nếu bạn muốn tạo nên một nhãn bắt đầu bên dưới một nhãn khác, nhấp vào vỏ hộp kiểm bên cạnh Nest label under. Nhấp vào mũi tên ở ngôi trường bên đề xuất với chọn tên của nhãn trường đoản cú trình solo thả xuống. Nhấn vào nút Create nhằm sinh sản nhãn bắt đầu.
Bước 2. Gắn nhãn vào email
Để áp dụng một nhãn hiệu hiện nay vào tin nhắn bắt đầu, lần thứ nhất mở tin nhắn. Nhấp vào hình tượng Label (nó trông hệt như một nhãn) sinh hoạt trên thuộc của email nhằm mtại một trình đối kháng thả nhãn xuống.
Nhấp vào tên nhãn nhưng mà bạn muốn vận dụng mang đến email. Quý Khách cũng rất có thể nhấp vào những tùy chọn Create new nhằm mngơi nghỉ hộp New Label với tạo thành một nhãn mới mang lại email.
Cách 3. Tô color một nhãn
Một cách tuyệt đối hoàn hảo để quản lý hộp thỏng của bạn là vận dụng màu cho những nhãn bạn đang sinh sản. Như vậy có thể chấp nhận được bạn nhanh chóng xem làm cầm như thế nào những thỏng được dán nhãn trong nháy mắt.
khi chúng ta trượt bé trỏ của người tiêu dùng lên bên bắt buộc của nhãn mà bạn muốn áp dụng màu sắc, bạn sẽ nhận biết một mũi tên xuống.
Trong ví dụ về nhãn new ngơi nghỉ trên, Project Merger không được vận dụng màu. Để sơn màu sắc nó, tôi nhấp vào mũi tên nhằm hiển thị một trình 1-1 thả xuống. Nhấp vào mũi tên mặt bắt buộc của tùy chọn Label color để mở bảng màu sắc Label color.
Nhấp vào màu sắc chúng ta chọn để áp dụng nhãn.
Bước 4. Cách quản lý nhãn Gmail
Ở bên dưới thuộc của Labels bạn sẽ thấy tùy chọn Manage Labels. quý khách rất có thể bnóng vào More giúp xem nó.
Nếu bạn nhấp vào tùy chọn này, màn hình Labels Settings đã mở ra. (quý khách hàng cũng hoàn toàn có thể truy cập màn hình Labels Settings bằng cách nhấp lựa chọn biểu tượng Settings và kế tiếp nhấp Settings>Labels hoặc nhấp biểu tượng Labels ở trên của một thỏng đang msinh hoạt với nhấp tùy chọn Manage labels.
Sử dụng tkhô cứng cuộn bên cần của màn hình nhằm di chuyển hẳn sang danh sách các nhãn.
Tại phía bên trên nhưng hình Label Settings, các bạn sẽ thấy System labels. Hệ thống nhãn Gmail này sẽ được thiết kế gồm: Inbox, Sent Mail, Drafts, Spam cùng Trash.
Bên dưới System labels, các bạn sẽ kiếm tìm thấy nhãn Categories. Nếu bạn áp dụng social Google+, vòng tròn xã hội sẽ mở ra dưới. Ở phía bên dưới, các bạn sẽ thấy các nhãn các bạn sẽ thêm.
Bên cạnh mỗi System label, các bạn sẽ thấy hai giỏi cha tùy chọn bên dưới tiêu đề Show in label danh mục. Một vào hai tùy lựa chọn, show và hide, cho phép chúng ta quyết định nhãn nào xuất hiện trong list nhãn trên Gmail. Nếu tùy chọn show được chọn, nhãn sẽ được thấy vào list. Nếu chọn hide thì nó ko được hiển thị. Một vài ba nhãn tất cả một tùy chọn thiết bị bố, show if unread.
Nhãn Categories, vòng tròn Google+ cùng hầu như nhãn nhưng mà chúng ta thêm vào cũng có thể có một cột Show in message list. Bạn rất có thể hiển thị hoặc ẩn những thư với số đông nhãn này. Ngoài ra, đông đảo nhãn nhưng các bạn đã thêm gồm một cột Actions chất nhận được bạn để loại bỏ một nhãn hoặc sửa đổi nhãn (đổi tên).
Cách 5. Cách sử dụng nhãn nhỏng thỏng mục
Một số nhãn đã có được thiết lập cấu hình giống như những tlỗi mục. Chẳng hạn, nhãn Spam làm lơ Inbox và tab Primary
Đồi cùng với phần lớn hầu hết nhãn không giống, áp dụng biểu tượng Move sầu to (nó y hệt như một thư mục) để áp dụng nhỏng một thỏng mục. Bắt đầu mở 1 thư. Nhấp vào biểu tượng Move sầu to để hiển thị Move sầu to từ trình đối chọi thả xuống.
Chọn nhãn cơ mà bạn có nhu cầu dịch chuyển thư từ bỏ danh sách. Những thư dịch rời từ Inbox với tab Primary cùng vào nhãn nhưng mà chúng ta sẽ chọn.
Lưu ý: Nếu thỏng gồm nhì nhãn, thỏng vẫn vẫn xuất hiện dưới nhãn thứ nhì kia ngay cả khi bạn đang sử dụng Move to cho trình đối chọi thả xuống nhằm dịch chuyển nó. Trong ví vụ trên, thư được dán nhãn Project ABC và Project Merger. Nếu tôi sủ dụng tùy lựa chọn Move sầu to nhằm dịch rời nó dưới Project Merger, nó vẫn vẫn xuất hiện thêm vào nhãn Project ABC.
Xem thêm: Tác Dụng Tuyệt Vời Của Vòng Tay Mã Não Đen, Vòng Tay Đá Mã Não Đen
Tuy nhiên, nó sẽ không còn xuất hiện trong Inbox của người sử dụng.
Bước 6. Tối ưu hóa vỏ hộp thư cho vào Gmail cùng với nhãn
Bây tiếng chúng ta gọi có tác dụng thế làm sao để sử dụng nhãn, chúng ta có thể làm chủ vỏ hộp thỏng Gmail của bạn bằng phương pháp kết hợp các tác dụng sau đây:
Thêm nhãn mới nhằm các tlỗi nhóm lại cùng nhau. Tô màu nhãn đối với tin nhắn quan trọng nhằm dễ dàng tra cứu thấy bọn chúng. Ẩn rất nhiều thư đính thêm nhãn cơ mà bạn không nên hiển thị.3. Cách áp dụng các tab
Bước 1. Vô hiệu hóa một Tab
quý khách không cần thiết phải thực hiện năm tab khoác định trong vỏ hộp thỏng cho. Nếu các bạn ko yêu thích chúng, chúng ta cũng có thể loại bỏ hóa bọn chúng. (Tab nhất chúng ta thiết yếu loại bỏ hóa là tab Primary).
Để loại bỏ hóa một tab, bấm chuột biểu tượng Settings (nó trông giống nlỗi một bánh răng) ở góc trên mặt buộc phải của màn hình Gmail. Từ trình solo thả xuống, nhấp vào Configure inbox. Cửa sổ Select tabs khổng lồ enable hiện hữu.
Để vô hiệu hóa một tab, quăng quật lựa chọn vỏ hộp kiểm kề bên các tab cùng nhấp vào nút ít Save. Đối cùng với tôi, nó tất cả ý nghĩa sâu sắc nhằm bỏ kiểm tra hộp kiểm kề bên tab Forums. Tôi không có thiết lập cấu hình bất kỳ thông tin của diễn lũ và tab đó là luôn luôn luôn luôn trống.
Cẩn thận. Nếu các bạn vô hiệu hóa hóa một tab mà lại thư đầy, đông đảo thư này sẽ hiển thị trong Inbox bên dưới tab Primary.
Để được cho phép một tab mà bạn vẫn vô hiệu hóa hóa, trở lại cửa ngõ sổ Select tabs khổng lồ enable với soát sổ lại vỏ hộp kiểm kề bên tab name. Nhấp nút Save lần nữa.
Cách 2. Hiện các tlỗi gắn vệt sao từ những tab
quý khách cũng hoàn toàn có thể thực hiện cửa ngõ sổ Select tabs lớn enable để hiển thị thư được đính dấu sao trong Inbox của bạn bên dưới tab Primary. Vấn đề này rất có thể giúp đỡ bạn không quăng quật soát một thông điệp đặc biệt mà lại bạn có nhu cầu theo dõi và quan sát.
Để kích hoạt bản lĩnh này, nhấp vào vỏ hộp kiểm ở bên cạnh tùy chọn Include starred in Primary. Nhấp vào nút Save. Để tắt công dụng kích hoạt bởi bỏ chọn hộp kiểm với nhấp chuột nút ít Save sầu một lần nữa.
Bước 3. Tối ưu hóa vỏ hộp thỏng Gmail của doanh nghiệp cùng với các tab
Làm vậy làm sao có thể đọc các tab giúp bạn tùy chỉnh cấu hình vỏ hộp thư mang lại trong Gmail?
Trước tiên, chúng ta có thể vô hiệu hóa ngẫu nhiên tab cơ mà chúng ta hiện tại không áp dụng thường xuyên nhằm hộp thỏng mang đến không nhiều lộn xộn. Một số người dùng không say mê anh tài những tab với vô hiệu hóa hóa toàn bộ các tab ko kể tab Primary.
Tiếp theo, chúng ta cũng có thể áp dụng tính năng Show Starred Messages nhằm khắc ghi thư mà bạn có nhu cầu theo dõi. Một Lúc những tác dụng được kích hoạt, thư đính thêm vết sao mở ra trong vỏ hộp thỏng của khách hàng làm cho chúng ta hiếm khi quên chúng.
4. Cách sử dụng thiết lập vỏ hộp thư mang đến để biến đổi qua 1 vỏ hộp tlỗi đến cổ điển
Nếu ai đang áp dụng một hộp thỏng cho mà không có tab, bạn cũng có thể áp dụng màn hình Inbox Settings nhằm tùy chỉnh thiết lập trong Gmail.
Crúc ý: Nếu các bạn ko áp dụng vỏ hộp tlỗi mang lại dạng truyền thống, chúng ta có thể làm lơ phần này.
Cách 1. Truy cập lệ màn hình setup hộp thỏng đến
Để truy cập màn hình Inbox Settings, từ màn hình bao gồm của Gmail. Nhấp vào biểu tượng Settings nghỉ ngơi mặt đề nghị. Từ trình đối chọi thả xuống, nhấp vào Settings > Inbox. Màn hình Inbox Settings lộ diện.
Nlỗi chúng ta cũng có thể thấy, khoác định bao gồm 5 tab khoác định.
Bước 2. Txuất xắc đổi loại vỏ hộp tlỗi đến
Để thu xếp hộp thỏng đến của người sử dụng, hãy nhấp vào mũi tên cạnh từ Default. Một trình đối chọi thả xuống.
Tất cả các tùy lựa chọn trên trình thả xuống khác nhau, tùy chọn Default nằm trong thời gian tab mặc định khác.
đa phần hộp thư đến dạng cổ điển hiển thị những lời nhắn không gọi làm việc bên trên cùng của vỏ hộp thư mang lại. Nếu đây là phần nhiều gì bạn có nhu cầu, hãy nhấp vào tùy chọn Unread first và nhấp vào nút Save sầu Changes.
Các tin nhắn Unread (không đọc) hiển thị làm việc bên trên cùng của hộp thư cho theo vật dụng trường đoản cú tự mới nhất cho cũ tuyệt nhất. Dưới đấy là một tùy chọn vỏ hộp thỏng cho Hotline là Everything Else. Hộp tlỗi cho của chúng ta được phân chia thành hai phần.
Các tùy lựa chọn không giống ko mang định cũng chia ra vỏ hộp tlỗi của người sử dụng. Dưới đó là hầu hết gì các bạn sẽ nhận thấy cùng với từng tùy chọn này.
Quan trọng nhất - Ở phía bên trên, các bạn sẽ thấy thư Gmail nhưng mà nhận định rằng nó là đặc biệt. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy Everything else. Gắn vết sao đầu tiên - Tại phía bên trên các bạn sẽ chú ý thấy Starred messages. Tại phía bên dưới, bạn sẽ thấy Everything else. Hộp thư ưu tiên - Tùy lựa chọn này phân chia vỏ hộp thư mang lại của người tiêu dùng thành tư chọn lựa. Ở bên trên, bạn sẽ thấy tlỗi Quan trọng với không đọc. Tiếp theo bạn sẽ thấy đầy đủ thỏng được đánh dấu sao. Lựa lựa chọn thiết bị ba để trống nhằm chúng ta cũng có thể tùy chỉnh thiết lập. Tại bên dưới, bạn sẽ thấy Everything else.Nếu chúng ta ra quyết định trsống về hình ảnh mặc định của Gmail, hãy chọn Default từ trình 1-1 thả xuống cùng nhấp vào nút Save sầu Changes để bảo quản biến đổi.
Bước 3. Cách setup vỏ hộp thư nhằm có thể góp bạn
Di chuyển ra khỏi những thiết lập hộp thỏng mang định hoàn toàn có thể khiến cho bạn sử dụng hộp thỏng của người tiêu dùng tác dụng rộng, quan trọng đặc biệt nếu bạn không hay nhận được lời nhắn như thế nào cân xứng theo một trong các tab mang định.
Vì tất cả các thỏng các bạn đã không di chuyển theo một nhãn rất có thể thấy được trong hộp thư đến, việc cấu hình lại các thiết đặt có thể giúp cho bạn tìm các thư rất có thể thông thường sẽ vô tình được bố trí vào trong 1 trong số tab khác.
Việc cấu hình lại hộp tlỗi của khách hàng có lẽ rằng chưa phải là bí quyết tốt nhất để bố trí gmail của công ty nếu như khách hàng có không ít list thư, cảm nhận tương đối nhiều thông báo từ bỏ social hoặc nhận ra tương đối nhiều tin nhắn truyền bá.
5. Cách để tàng trữ các tập tin
Một cách để duy trì mang đến hộp thư của bạn Gọn gàng là lưu trữ các tlỗi cũ. Dưới đây là phần đa gì bạn cần phải biết nhằm lưu trữ thỏng vào Gmail.
Bước 1. Lưu trữ thư
Việc tàng trữ một thư thì rất dễ. Từ screen chính của Gmail. Nhấp vào vỏ hộp kiểm sát bên thỏng hoặc rất nhiều tlỗi bạn có nhu cầu lưu trữ.
Một thực đơn hiển thị trên những lời nhắn. Nhấp vào hình tượng Archive (nó giống hệt như một chiếc hộp) Tin nhắn được lựa chọn đã được lưu trữ.
Bước 2. Tìm kiếm lời nhắn đã lưu giữ trữ
Hiện bao gồm hai cách để search một lời nhắn đã lưu lại trữ:
Xem toàn bộ tlỗi trong nhãn - Nhãn All Mail vào nhãn là đúng chuẩn nlỗi được thấy. Một nhãn được áp dụng mang lại toàn bộ những tin nhắn.Nhãn All Mail hay là ở dưới cùng của list nhãn. Để kiếm tìm kiếm lời nhắn đã tàng trữ vào nhãn All Mail, đi mang đến tkhô giòn bên dưới cùng của Gmail. Quý Khách rất có thể nhấp vào More giúp thấy nó. Nhấp All Mail. Di chuyển qua những tin nhắn cho đến khi bạn tra cứu thấy thỏng ai đang tìm tìm.
Bước 3. Hủy tàng trữ một thư
Nếu các bạn vô tình tàng trữ một thư, chúng ta có thể dịch rời nó về vỏ hộp thỏng cho.
Mlàm việc nhãn All Mail. Tìm thỏng bạn có nhu cầu dịch rời lại vỏ hộp tlỗi cho. Nhấp vào hộp kiểm sát bên từng thỏng. Nhấp vào biểu tượng Move sầu to inbox bên trên các thỏng.
Lúc chúng ta xem một cuộc đối thoại trong All Mail sau thời điểm đưa mang lại Inbox, lưu ý rằng một nhãn Inbox (màu sắc xám) đã được vận dụng cho các thư.
Tóm lại
Quý Khách có thể quản lý vỏ hộp thư Gmail của khách hàng bằng cách thực hiện tab và nhãn. Bạn cũng rất có thể cấu hình hộp thỏng của công ty Theo phong cách tương xứng duy nhất cho bạn.
Là một người marketing áp dụng Gmail, điều quan trọng là cần đọc được hệ thống Gmail cùng nhu cầu email của chúng ta. khi các bạn hiểu phương thức làm việc của Gmail, bạn sẽ biết phương pháp cai quản Gmail để đạt kết quả cao nhất Khi quan trọng. Tìm đọc thêm trong bài viết của chúng tôi về Hướng dẫn cơ phiên bản dành cho người bắt đầu bước đầu thực hiện Gmail.
Chuyên mục: Tổng hợp
